Úspěšná firemní akce dokáže posílit týmového ducha, zvýšit motivaci zaměstnanců a vytvořit pozitivní atmosféru ve firmě. Naopak špatně organizovaná akce může být spíše kontraproduktivní. V tomto článku vám přinášíme komplexní průvodce organizací firemní akce od prvotní myšlenky až po vyhodnocení po jejím skončení.

Příprava firemní akce krok za krokem

Organizace úspěšné firemní akce vyžaduje pečlivé plánování a promyšlenou strategii. Zde je podrobný časový plán, který vám pomůže s přípravou:

3-6 měsíců předem

  • Stanovte jasný cíl akce (teambuilding, oslava úspěchů, vzdělávání)
  • Určete datum, které vyhovuje co největšímu počtu zaměstnanců
  • Stanovte rozpočet
  • Vytvořte organizační tým s jasně rozdělenými rolemi
  • Začněte hledat a rezervovat vhodné místo konání

2-3 měsíce předem

  • Finalizujte místo konání a podepište smlouvy
  • Navrhněte program a časový harmonogram
  • Zajistěte cateringové služby
  • Začněte hledat a kontraktovat dodavatele (zvukaři, fotografové, apod.)
  • Připravte první komunikaci směrem k zaměstnancům – "save the date"

1-2 měsíce předem

  • Rozešlete oficiální pozvánky s programem
  • Zařiďte dopravu pro účastníky, pokud je potřeba
  • Finalizujte program a potvrďte všechny účinkující/facilitátory
  • Připravte materiály pro účastníky (brožury, jmenovky, dárky)
  • Zajistěte ubytování, pokud se jedná o vícedenní akci

2-4 týdny předem

  • Potvrďte účast u všech zaměstnanců
  • Zkontrolujte všechny rezervace a objednávky
  • Připravte detailní scénář akce včetně časového rozvrhu
  • Mějte připravený "plán B" pro případ špatného počasí nebo jiných komplikací
  • Připravte evaluační formuláře pro získání zpětné vazby

1 týden předem

  • Uspořádejte finální schůzku organizačního týmu
  • Potvrďte všechny detaily s dodavateli a místem konání
  • Připomeňte účastníkům důležité informace (co si vzít s sebou, dress code)
  • Připravte registrační stolky a materiály
  • Zkontrolujte technické vybavení

Den před akcí

  • Navštivte místo konání a zkontrolujte vše podle checklistu
  • Promluvte si osobně s klíčovými kontakty v místě konání
  • Připravte všechny materiály a zkontrolujte jejich kompletnost
  • Znovu projděte podrobný scénář se všemi členy organizačního týmu

Den akce

  • Doražte s dostatečným předstihem (min. 2 hodiny před začátkem)
  • Zkontrolujte přípravu prostor, techniky a cateringu
  • Proveďte briefing s personálem a dobrovolníky
  • Mějte u sebe seznam kontaktů na všechny důležité osoby
  • Udržujte si přehled o časovém harmonogramu

Po akci

  • Posbírejte zpětnou vazbu od účastníků
  • Poděkujte všem zúčastněným, organizátorům a dodavatelům
  • Vytvořte fotogalerii a sdílejte ji se zaměstnanci
  • Vyhodnoťte úspěšnost akce a splnění cílů
  • Sepište doporučení pro příští podobnou akci

Tipy pro nezapomenutelnou firemní akci

1. Stanovte jasný účel a cíle

Každá úspěšná firemní akce by měla mít jasně definovaný účel. Chcete posílit týmovou spolupráci? Oslavit firemní úspěchy? Motivovat zaměstnance k lepším výkonům? Vzdělávat je v nových dovednostech? Jasný cíl vám pomůže určit správný formát, program i místo konání.

2. Vyberte vhodné místo

Místo konání by mělo odpovídat charakteru akce a být vhodné pro plánované aktivity. Zároveň by mělo být dobře dostupné pro všechny účastníky. Při výběru zohledněte:

  • Kapacitu prostoru
  • Technické vybavení
  • Možnosti cateringu
  • Dostupnost pro všechny včetně osob se specifickými potřebami
  • Možnost venkovních aktivit

3. Vytvořte vyvážený program

Dobrá firemní akce by měla mít vyvážený program, který kombinuje formální a neformální aktivity. Nezapomeňte na:

  • Čas na networking
  • Aktivní participaci účastníků
  • Přestávky pro oddech a občerstvení
  • Překvapivé prvky, které vytvoří "wow" efekt
  • Vyvážení vzdělávacích a zábavných aktivit

4. Zajistěte kvalitní catering

Jídlo a pití jsou důležitou součástí každé akce. Nekvalitní catering může zkazit dojem z jinak perfektní akce. Myslete na:

  • Rozmanitost nabídky, která uspokojí různé preference
  • Speciální stravovací požadavky (vegetariánská, veganská, bezlepková strava)
  • Dostatek nealkoholických nápojů
  • Kontinuální servis, aby se netvořily fronty

5. Dejte pozor na detaily

Často jsou to právě drobné detaily, které utváří celkový dojem z akce. Věnujte pozornost:

  • Vizuální identitě akce (dekorace, materiály)
  • Přehledné navigaci a značení
  • Pohodlnému sezení a odpočinkovým zónám
  • Drobným dárkům a upomínkovým předmětům
  • Osvětlení, hudbě a celkové atmosféře

6. Komunikujte efektivně

Jasná a včasná komunikace s účastníky je klíčem k úspěchu. Zajistěte, aby všichni věděli:

  • Kdy a kde se akce koná
  • Jaký je program a časový harmonogram
  • Co si mají vzít s sebou
  • Jaké je dopravní spojení, možnosti parkování apod.
  • Kontaktní osobu pro případné dotazy

7. Vyhodnoťte úspěšnost

Po skončení akce je důležité získat zpětnou vazbu a vyhodnotit její úspěšnost. To vám pomůže zlepšit budoucí akce. Zaměřte se na:

  • Spokojenost účastníků s programem, místem, cateringem
  • Dosažení stanovených cílů
  • Poměr nákladů a přínosů
  • Identifikaci toho, co fungovalo a co by bylo možné zlepšit

Časté chyby při organizaci firemních akcí

Vyvarujte se těchto běžných chyb, které mohou negativně ovlivnit vaši akci:

  • Přeplněný program – dejte účastníkům prostor i pro volný čas a networking
  • Nedostatečná komunikace – informujte účastníky včas a kompletně
  • Ignorování zpětné vazby z minulých akcí
  • Podceňování rozpočtu – vždy počítejte s rezervou
  • Nucení účastníků do aktivit, které jim mohou být nepříjemné
  • Nedostatečná příprava na nečekané situace a problémy

Organizace firemní akce je komplexní proces, který vyžaduje pečlivé plánování, dobrou koordinaci a smysl pro detail. Pokud budete postupovat podle výše uvedených kroků a tipů, máte velkou šanci vytvořit akci, na kterou budou vaši zaměstnanci dlouho a rádi vzpomínat. A to je přesně to, co od dobré firemní akce očekáváte – posílit pocit sounáležitosti, motivovat a inspirovat.

Potřebujete pomoc s organizací vaší firemní akce?

Naši zkušení event manažeři vám pomohou s plánováním a realizací firemní akce, která zanechá ve vašich zaměstnancích nezapomenutelný dojem.

Kontaktujte nás